Peijaksen sairaalan sijaispooli turvaa henkilöstön riittävyyden

Uutisia

26.11.2019

Peijaksen sairaalan sijaispooli nimettiin HUSin työhyvinvoinnin huippuyksiköksi maaliskuussa 2019. Nordic Healthcare Group (NHG) oli HUSin tukena rakentamassa poolia, jolla parannettiin sairaalaosastojen päivittäin vaihtelevaa henkilöstötarvetta.

Sairaanhoitaja Mirjami Huuskonen on työskennellyt sijaispoolissa sairaanhoitajana jo 1,5 vuotta. ”Sijaispoolissa on hyvä tiimihenki. Työkaverit ja esimiehet ovat täällä kivoja”, Huuskonen kehuu.

Potilasmäärä ja henkilöstön tarve vaihtelevat sairaaloiden vuodeosastoilla päivittäin. Hoitajia saattaa joillain osastoilla liian vähän suhteessa potilasmäärään, kun toisessa yksikössä tilanne voi olla päinvastainen. Peijaksen sairaalassa ongelmaan tartuttiin vuonna 2015.

”Haasteena oli, että väärä määrä hoitajia oli väärässä paikassa väärään aikaan. Tämä näkyi osastojen kuormituksen vaihteluna, mikä johti yksittäisten osastojen hoitajien ylikuormitukseen. Sen lisäksi osastonhoitajilta meni paljon aikaa sijaisten metsästämiseen, mikä oli pois toiminnan johtamiseen käytettävästä ajasta,” kertoo HUSin sisätautien ja kuntoutuksen tulosyksikön toimialajohtaja Jukka Louhija.

Välillä sijaisia ei saatu, ja välillä sijaisia hankittiin ennakkoon osaavan hoitohenkilöstön määrän varmistamiseksi. Jos osastolla olikin vähemmän ruuhkaa, sijaisia ei olisi aina tarvittu.

”Halusimme turvata hoidon laadun jo valmiiksi osastoihin perehtyneiden sijaisten avulla. Osaavien sijaisten avulla haluttiin myös helpottaa vakituisen hoitohenkilöstön kuormitusta ja varmistaa, että vuorossa oleva hoitohenkilöstö tuntee osaston. Lisäksi tavoitteena oli osastojen arjen sujuvoittaminen, kun pätevien sijaisten hankkiminen ei ollut enää ongelma”, Louhija tarkentaa.

Ennen sijaispoolin käyttöönottoa kukin osasto vastasi täysin itsenäisesti hoitajiensa riittävyydestä ja sijaisten hankkimisesta. Työvuorot koetettiin suunnitella useita viikkoja ennakkoon.

”Potilaiden, heidän hoitoisuutensa vaihtelun ja hoitohenkilöstön sairauspoissaolojen takia osaston hoitajamäärä vastasi lopulta melko harvoin todellista tarvetta. Käytännössä hoitajia oli osastolla joko liian vähän tai liikaa,” kertoo HUSin sisätautien ja kuntoutuksen linjan johtava ylihoitaja Eija Rissanen.

Sijaispooli rakennettiin tarvepohjaiselle toimintamallille

HUS ja NHG lähtivät ratkaisemaan Peijaksen sairaalan hoitotyön kuormitukseen liittyvää vaihtelua tarvepohjaisella toimintamallilla, jossa osa sairaanhoitajista ei työskentele osaston alla, vaan he kuuluvat suoraan sijaispooliin. Sijaispoolin työntekijöillä on tavanomaisesti suunnitellut työvuorot, mutta sijoittuminen sairaalan eri osastoille päätetään vasta juuri ennen työvuoron alkamista osastojen tarpeiden ja hoitajan osaamisen pohjalta.

”Osastot lainasivat aiemminkin hoitajia toisiltaan. Toiminta ennen sijaispoolia oli kuitenkin hyvin pienmuotoista tarpeeseen nähden, eikä hoitajia juurikaan liikuteltu yksittäisissä työvuoroissa. Nyt osa sairaalan vuodeosastojen hoitajista on keskitetty sijaispooliin, josta voidaan kohdentaa henkilöstöä eniten hoitajia tarvitseville osastoille”, Eija Rissanen selventää.

Tanja Harjula kertoo, että sijaispoolissa työskentelyn työn suola on toimiva lähiesimiestyö ja työn vaihtelevuus. “Saamme tietää työvuoron alussa, millä osastolla meitä tarvitaan. Jokainen meistä osaa kahdesta kolmeen erikoisalaa”, Harjula kertoo.

Sijaispooli suunniteltiin ja toteutettiin 2015–16. Pilottihanke toteutettiin vuonna 2017, jonka jälkeen pooli päätettiin vakinaistaa. NHG tuki HUSia sijaispoolin suunnittelussa ja käyttöönotossa rakentamalla simulaation, jonka avulla mallinnettiin eri kokoisten sijaispoolien vaikutuksia osastojen kuormitukseen. Malli perustui kahden aiemman vuoden hoitojaksoihin ja työvuoroihin. Mallissa otettiin huomioon, kuinka paljon potilaita osastoilla oli, mitä hoitoa he tarvitsivat sekä kuinka paljon henkilöstöä työskenteli eri päivinä ja eri vuoroissa. Simulointimallilla havainnollistettiin työkuorman tasaus, jos osa työntekijöistä työskentelisi suoraan sijaispoolin alla. Samalla selvitettiin, kuinka suuri poolin pitäisi olla, jotta kuormitus tasaantuisi riittävästi.

Sijaispooliin haettiin ensin Peijaksen sairaalan omaa henkilöstöä vapaaehtoispohjalta. Henkilöstön määrää kasvatettiin myös rekrytoimalla uusia työntekijöitä suoraan sijaispooliin. Poolille nimettiin oma osastonhoitaja, joka kävi jatkuvaa keskustelua eri osastojen tarpeista muiden osastonhoitajien kanssa. Muut osastot kokivat uuden toimintamallin onnistuneeksi, sillä he saivat poolista entistä tehokkaammin tarvitsemaansa sijaisapua. Kun vakituinen poolihenkilöstö kartutti osaamistaan eri osastoilta, sijaisten osaamisen laatu parani huomattavasti.

Miten sijaispoolista rakennettiin palkittu menestystarina?

Osastonhoitaja Riitta Kiviniemi kertoo, että sijaispoolin työntekijöiden tyytyväisyys on erittäin korkealla tasolla. Myös osaavan ja oikea-aikaisen sijaistyövoiman saaminen on saanut runsaasti kiitosta Peijaksen eri osastoilta.

”Osastot kokevat aidosti saavansa kauttamme apua akuutteihin henkilöstövajeisiinsa. Kaikki poolissa olevat sijaiset ovat koulutettuja eri osastojemme toimintaan: jokainen työntekijämme osaa vähintään viiden osaston ja 2–3 eri erikoisalan toiminnan. Osastot voivat hyödyntää myös sijaispoolin työtekijöiden laajaa, erikoisalat ylittävää osaamista. Tämä on myös potilaan etu”, Kiviniemi kertoo.

”Potilaat ja osastot hyötyvät, kun osaavaa työvoimaa on jatkuvasti tarjolla. Vakituisen henkilöstön äkilliset sairastumiset eivät aiheuta vajetta hoitotyöhön. Myös poolin työntekijät viihtyvät monipuolisessa ja vaihtelevassa työssään hyvin, mikä näkyy erinomaisena tiimihenkenä. He kokevat, että työssä pääsee todella kehittämään omaa ammattitaitoa ja oppimaan jatkuvasti uutta.”

Sairaanhoitaja Harri Lempinen on viihtynyt sijaispoolissa, koska työ on vaihtelevaa. “Työ sopii ihmiselle, joka ei halua juuttua rutiineihin”, Lempinen kertoo.

Kiviniemen mukaan onnistumisen kulmakiviä ovat olleet jatkuva vuorovaikutus eri osastojen kanssa, motivoitunut henkilökunta sekä poolin keskittyminen akuuttiin henkilöstöntarpeeseen. Sijaispoolin kautta ei hoideta vuosilomasijaistuksia tai muita pitkiä poissaoloja. Pooli toimii kahdessa vuorossa, ja työntekijät saavat tietää hieman ennen vuoroon saapumista, millä osastolla he työskentelevät. Kiviniemi korostaa, että on ollut tärkeää keskittyä nimenomaan akuuttiin henkilöstötarpeeseen, sillä sijaispoolista ei voi tehdä varauksia etukäteen pitkälle tulevaisuuteen.

”Tilanne arvioidaan aina vuorokohtaisesti osastojen tarpeen ja kuormituksen mukaan. Tällainen toiminta tasaa työkuormaa parhaiten.”