Systeemianalyysin lähestymistapaa tarvitaan, jotta voidaan hahmottaa etukäteen, miten erilaiset muutokset terveyskeskuksen toiminnassa vaikuttavat kokonaisuuteen. Tämä auttaa tunnistamaan lähtökohdiltaan erilaisille terveysasemille optimaaliset keinot päästä toivottuun tavoitteeseen, esimerkiksi seitsemän päivän hoitotakuuseen.
Systeemianalyysi avaa mielenkiintoisia näkökulmia terveyskeskuksen toimintaan
Systeemianalyysi tieteenalana keskittyy järjestelmien eli systeemien tarkasteluun, mallintamiseen ja optimointiin auttaakseen päätöksentekijää tekemään parempia ratkaisuja systeemin kokonaisvaltaisen toimivuuden kannalta vieläpä silloin, kun käytettävissä olevat resurssit ovat rajalliset.
Terveyskeskustoiminta näyttäytyy systeemianalyysin näkökulmasta mielenkiintoisena dynaamisena systeeminä, jossa kokonaisuuden toimivuus riippuu useista tekijöistä, jotka vaikuttavat toisiinsa hyvinkin monimutkaisesti ja erilaisin aikajäntein.
Negatiivinen kierre syventää saatavuusongelmia
Esimerkkinä terveyskeskustoiminnan systeemisyydestä on negatiivinen, itseään ruokkiva kierre. Kierre voi käynnistyä pidempään jatkuneesta henkilöstövajeesta tai kasvaneesta kysynnästä, kuten erikoissairaanhoidon ohjatessa suuria määriä potilaita perusterveydenhuoltoon. Tämän vuoksi jono erityisesti kiireettömiin vastaanottoaikoihin kasvaa ja niiden saatavuus heikkenee. Osa potilaista hakeutuu tämän takia kiireelliseen vastaanottoon, joka ruuhkautuu. Tämä on terveyskeskukselle kriittinen ongelma, jonka helpoin ja nopein ratkaisu on siirtää henkilöstön ajallista panosta kiireettömästä toiminnasta kiireelliseen. Tämän seurauksena kiireettömiä aikoja on kuitenkin entistä vähemmän tarjolla ja itseään ruokkiva kierre on käynnistynyt.
Negatiivisessa tasapainopisteessä hoito on reaktiivista ja kohdistamatonta
Systeemeillä on usein taipumus ajautua kohti tasapainopistettä, jossa systeemi ja sen osatekijät eivät enää muutu, vaan ovat löytäneet keskinäisen tasapainon. Negatiivisen kierteen jatkuessa tarpeeksi pitkään terveyskeskustoiminta voi päätyä tällaiseen tasapainopisteeseen, joka muistuttaa useiden suomalaisten terveyskeskusten nykytilaa.
Negatiivisessa tasapainopisteessä terveyskeskuksen toiminta on reaktiivista ja akuuttien vaivojen hoitoon keskittynyttä. Valtaosa lääkäreiden ja hoitajien ajasta sitoutuu kiireelliseen vastaanottoon, jotta sen kasvanut kysyntä voidaan tyydyttää. Voimavarat kohdistuvat hajautuneesti ja reaktiivisesti potilaille, jotka eivät välttämättä hyödy hoidosta kaikkein eniten.
Asiakkaat, joilla on mahdollisuus yksityisiin tai työterveyshuollon palveluihin, siirtyvät niiden piiriin. Ne, joilla tätä mahdollisuutta tai halua ei ole, hyödyntävät kiireellistä vastaanottoa sellaisissakin asioissa, jotka eivät välttämättä vaadi hoidon aloittamista saman päivän aikana. Syntyy tilanne, jossa merkittävä osa kiireellisen vastaanoton potilaista ei sitä itse asiassa tarvitse. Ammattilaisetkin tottuvat tilanteeseen ja saattavat suositella kiireelliseen vastaanottoon hakeutumista, koska muita aikoja ei ole saatavilla.
Positiivisessa tasapainopisteessä toiminta on ennaltaehkäisevää ja kohdennettua
Negatiivisen tasapainopisteen vastakohtana on positiivinen tasapainopiste, jossa systeemin osat ovat löytäneet hyvin erilaisen keskinäisen tasapainon. Positiivisessa tasapainopisteessä huomattava osa terveyskeskuksen voimavaroista kohdistetaan proaktiivisesti niistä eniten hyötyville. Paljon palveluja tarvitsevat potilaat saavat kokonaisvaltaista ja ennalta ehkäisevää hoitoa, mikä vähentää kiireellisen hoidon ja päivystyskäyntien tarvetta. Kiireellisessä reaktiivisessa hoidossa käyvät vain ne, joilla on siihen todellinen tarve.
Systeemin lainalaisuudet vaikeuttavat positiivisen kierteen syntymistä
Myös positiivisen kierteen käynnistäminen on mahdollista, mutta systeemisyyden näkökulmasta se vaatii valtavasti energiaa ja aikaa. Mitä nopeammin systeemiä yrittää muuttaa, sitä enemmän se vastustaa muutosta ja sitä enemmän voi tapahtua ennalta arvaamattomia kerrannaisvaikutuksia.
Haastavaksi tilanteen tekee se, että negatiivinen tasapainopiste vaikuttaa systeemianalyysin sanastolla olevan erittäin stabiili, kun taas positiivinen tasapainopiste on ennemmin epästabiili. Negatiivisessa tasapainopisteessä pienet henkilöstömäärän muutokset tai kysynnän vaihtelut eivät saa aikaan positiivista kierrettä, vaan systeemi palautuu nopeasti entiseen tasapainotilaan. Positiivisessa tasapainopisteessä hetkellinenkin vajaus henkilöstömäärässä tai äkillinen kysyntäpiikki voivat käynnistää negatiivisen kierteen, ellei poikkeamiin reagoida välittömästi.
Miten käynnistää positiivinen kierre terveyskeskuksessa?
Systeemisyyden takia on tärkeää tunnistaa rajallinen määrä tarkasteltavaan terveyskeskukseen soveltuvia ja tehokkaita ratkaisukeinoja ja sitoutua niiden pitkäjänteiseen toteuttamiseen.
Systeemisyyden näkökulmasta keskeinen keino positiivisen kierteen käynnistämiseksi on asiakkaiden segmentointi huomioiden sekä heidän tarpeet että mahdolliset hoidot. Terveyskeskuksissa on saavutettu hyviä kokemuksia tunnistamalla ne potilasryhmät, jotka hyötyvät hoidon säännöllisyydestä, suunnitelmallisuudesta ja jatkuvuudesta, ja toisaalta ne, joiden tavoitteena on yksittäisen vaivan hoitaminen mahdollisimman nopeasti.
Oleellinen osa voimavarojen kohdentamista ja systeemin toimivuutta on tiukka ja onnistunut hoidon tarpeen arviointi. Puhelimessa tai paikan päällä tapahtuvassa hoidon tarpeen arvioinnissa on tärkeää tunnistaa potilaat, joiden tarve ei vaadi välitöntä hoitoa. Kiireellisen vastaanoton suojelemista helpottaa, jos näille potilaille on tarjota ns. subakuutteja aikoja muutaman päivän päähän tai sähköisiä kanavia asioiden hoitamiseksi.
Muutosvaiheessa voimavarojen vapauttaminen ennakoivaan työhön on tärkeää. Eräs keino on kehittää kiireellinen hoito mahdollisimman sujuvaksi ja tehokkaaksi hyödyntämällä hoitajapainotteisia toimintamalleja, joissa potilaat pyritään hoitamaan yhden käynnin aikana.
Miten seurata terveyskeskuksen toimintaa?
Muutoksen aikana tietoa tarvitaan positiivisen kierteen todentamiseksi, henkilöstön motivoimiseksi ja jatkuvan oppimisen ja reagoinnin tueksi. Systeemisyyden kannalta hyviä mittareita ovat mm.
- kiireellisen ja kiireettömän hoidon suhde terveyskeskuksessa ja ammattiryhmittäin,
- paljon palveluja käyttävien potilaiden osuus kaikista potilaista,
- paljon palveluja käyttävien potilaiden käyntien määrä (kiireellinen vs. kiireetön) ja sen kehittyminen,
- hoidon jatkuvuus paljon palveluja käyttävien kohdalla,
- ammattiryhmien tuottavuus erityisesti kiireellisessä hoidossa ja
- valmiiksi hoidettujen potilaiden osuus kiireellisessä vastaanotossa.
Onnistumisen tärkein edellytys on systemaattinen johtajuus
Positiivisen tasapainopisteen epästabiilisuuden takia pienetkin muutokset voivat aiheuttaa merkittäviä haasteita kokonaisuudelle ennen kuin asiakkaat ja ammattilaiset ovat tottuneita ja voivat luottaa uuteen tasapainoon ja toimintatapaan.
Mikä tahansa keino positiiviseen tasapainopisteeseen pyrkimiseksi onkaan valittu, systemaattinen johtajuus on avain muutoksen toteutumiseksi. Tavoitteiden asetanta, sovittujen asioiden maaliin vieminen, kehittymisen seuranta ja poikkeamiin puuttuminen ovat onnistumisen edellytyksiä. Tärkeimpiä tekijöitä onnistumisen kannalta ovat ihmisten kohtaaminen ja yhteistyö, yksilöiden vahvuuksien tunnistaminen ja hyödyntäminen, jokaisen yksilön panoksen tärkeyden kuvaaminen, onnistumisten esille tuominen ja yhdessä tekemisen kulttuurin vahvistaminen.
Yrjänä Hynninen, kehityspäällikkö, Nordic Healthcare Group
yrjana.hynninen@nhg.fi